Avec les nouvelles technologies de l’information et les exigences d’une gestion des entreprises de plus en plus complexe, la fonction information-documentation a subi de profondes mutations. La question aujourd’hui n’est pas de savoir si tel ou tel document existe, mais où il existe et comment en disposer rapidement et à moindre coût.
La Documentation & Archives dans notre structure a réalisé une avancée notable sur le double plan matériel et organisationnel. En effet, l’acquisition d’un rayonnage mobile des plus modernes, le traitement “au fil de l’eau” des dossiers techniques et la recherche informatisée de ces derniers en sont des exemples éloquents de cette avancée.
Le retour sur investissement s’en fait déjà sentir, en témoigne la satisfaction des ingénieurs et techniciens. Le temps, parfois se comptant en jours, qui était mis pour la recherche des dossiers puits est désormais libéré pour les travaux d’ingénierie et autres études techniques.
Cependant, ces réalisations ne doivent pas nous faire occulter les étapes restant encore à parcourir pour faire de la Documentation & Archives une activité accompagnant et pourquoi pas suscitant le progrès. En plus de son rôle traditionnel de moyen de formation continue, de sauvegarde des documents et de capitalisation des expériences, l’activité Documentation & Archives doit être immergée dans les projets des différentes structures pour en faire un outil d’aide à la décision.
Pour ce faire, nous avons esquissé un projet d’organisation et de gestion à court et moyen terme dont voici les grands axes:
I ORGANISATION ET GESTION
I.1 organisation et gestion des archives
I.1.1 Dans les bureaux: une action continue d’assistance aux structures en matière d’organisation des documents (plan de classement notamment) sera assurée par les documentalistes. Cette action a pour but de faciliter l’accès aux documents au niveau des bureaux et aussi préparer les dossiers pour leur versement aux archives.
I.1.2 Dans la salle d’archives: à base d’une nomenclature, les documents versés seront, après un tri, soit stockés pour une durée déterminée ou indéterminée ou éliminés dans le cas de documents inutiles. Les papiers de corbeille et les photocopies doivent être éliminés à la source, c’est à dire par les producteurs eux-mêmes.
I.1.3 Consultation des documents: la consultation de documents est accordée en fonction du critère de confidentialité défini au préalable dans la nomenclature. L’accès du personnel des associés aux documents est assujetti quelque soit le type de documents à une autorisation des services producteurs de documents techniques.
I.1.4 Informatisation: Mise en place d’une solution de Gestion Electronique de Documents avec un progiciel de gestion des archives.
I.1.5 Archivage des fichiers informatiques: avec la mise en place progressive de l’Intranet, la production et la circulation de documents est sous forme numérique (électronique). Il y’a lieu d’ores et déjà de penser avec la collaboration du service informatique à mettre en place une procédure de sauvegarde et d’archivage des fichiers informatiques. Une norme française existe (Z 42 013) pour l’archivage de ce type de documents. Nous pouvons éventuellement s’en inspirer.
II.1.1 Internet/Intranet: les actions à réaliser dans ce domaine sont les suivantes:
- Assistance aux structures en matière de recherche d’informations sur Internet et vulgarisation de ce dernier auprès du personnel.
- Construction d’un site Web en interne qui contiendra des informations utiles sur la Documentation & Archives. Il fera office d’un bulletin d’information électronique. La mouture de ce site est déjà élaborée.
III.1.1 Rayonnage mobile: Un rayonnage mobile à été déjà acquis. Ce qui est suffisant pour stocker les 50000 boîtes d’archives. En cas d’élimination de documents, cette capacité permettra d’aller au delà de cette date.
VI.1.1 Tâches des archivistes:
- Coordination des activités
- Initiation et suivi des projets
- Assistance aux structures en matière d’organisation des documents
- Elaboration d’une nomenclature des documents produits et reçus. Cette nomenclature permettra de déterminer les âges des documents en fonction de leur utilité et ainsi voir quels sont les documents susceptibles d’être éliminés avec l’accord de la Direction des Archives Nationales.
- Suivi des versements, tri et élimination de documents
- Elaboration de procédures de gestion des documents. A cet égard, la première procédure concernerait les dossiers puits particulièrement en ce qui concerne leur transmission des chantiers et versement à la salle d’archives. Nous recevons actuellement des dossiers par parties et sans aucun ordre chronologique, ce qui nous oblige à rouvrir plusieurs fois les dossiers dont certains ont été reçus incomplets.
III AVANTAGES ATTENDUS
Les objectifs que nous nous sommes assignés sont raisonnables et réalisables et les avantages à en tirer sont tout autant. Ils se résument à l’accès rapide et partagé à tout type d’informations qu’elles soient internes ou externes. L’autre avantage qui n’est pas des moindres est la sauvegarde méthodique du patrimoine archivistique de l’entreprise.
